Nesta web as cookies son utilizados para fins estatísticos para optimizar a función e, así, proporcionar contidos adaptados aos seus intereses. Se preme "continuar", concordas con estas condicións. Máis información

Loading...

Emprego A Estrada

Mércores, 05 Decembro 2018 13:17

OBRIGAS DO/A EMPRESARIO/A

Obrigas exclusivas das persoas autónomas
Aínda que a formulación da actividade profesional a través da figura do traballo autónomo permite simplificar os trámites e obrigas a atender, obviamente isto non significa que non teña algunhas responsabilidades.

Entre as obrigas exclusivas das persoas físicas autónomas, polo feito de desenvolver unha actividade profesional por conta propia, están as que ten que asumir polas súas tarefas e compromisos correspondentes á mesma.

Neste ámbito, sen ter en conta as responsabilidades laborais que se verán de xeito conxunto (empresario individual – sociedade mercantil) en apartados posteriores, as obrigas das persoas físicas (unha vez xa dado de alta tanto no ámbito tributario como no ámbito da Seguridade Social) se centran nas propias obrigas contables e rexistrais, de cara á xustificación de ingresos e gastos inherentes á súa actividade.

Entre as obrigas contables e rexistrais xerais, á marxe de que dependerán tanto do réxime de determinación do rendemento como do tipo de actividade de que se trate, son as seguintes:

Empresarios mercantís en estimación directa normal:
- Contabilidade axustada ao Código de Comercio e ao Plan Xeral de Contabilidade

Empresarios non mercantís en estimación directa normal e todos os empresarios en estimación directa simplificada:
- Libro rexistro de vendas e ingresos

- Libro rexistro de compras e gastos

- Libro rexistro de bens de investimento

Profesionais en estimación directa, en calquera das súas modalidades:
- Libro rexistro de ingresos

- Libro rexistro de gastos

- Libro rexistro de bens de investimento

- Libro rexistro de provisións de fondos e suplidos

Empresarios e profesionais en estimación obxectiva:
- Libro rexistro de bens de investimento (unicamente as persoas contribuíntes que deduzan amortizacións)

- Libro rexistro de vendas e ingresos (unicamente as persoas titulares de actividades cuxo rendemento neto se determinen función do volume de operacións, é dicir, titulares de actividades agrícolas, gandeiras, forestais accesorias e de transformación de produtos naturais).

Relativo a este apartado, máis información no portal web da AEAT, xa que é este ámbito o que incide na súa meirande parte no control e seguimento da actividade do profesional autónomo.

3. Obrigas fiscais
3.1. Imposto sobre o Valor Engadido (IVE)
O imposto sobre o valor engadido, en diante IVE, é un tributo xeral de natureza indirecta, que recae sobre o consumo e que se esixe con ocasión das entregas de bens e prestacións de servizos que teñan lugar no ámbito das actividades empresariais e profesionais, así como nas adquisicións intracomunitarias e nas importacións de bens.

Aínda que o IVE é un tributo establecido sobre o consumo e o soportan os consumidores finais, son os empresarios e profesionais (suxeitos pasivos do imposto) quen o deberán recadar e ingresalo na Facenda Pública, repercutíndoo sobre os seus clientes ata facelo recaer sobre o consumidor final.

A mecánica de funcionamento deste imposto é a seguinte:

Se repercute aos clientes o IVE que corresponda segundo o importe da operación e o tipo aplicable do 21%, 10% ou o 4%, salvo que a mesma estea exenta do imposto.
Os provedores de bens e servizos repercutirán igualmente o IVE correspondente, que será soportado polo suxeito pasivo (empresa ou persoa autónoma).
Finalmente, cada trimestre se debe calcular e, no seu caso ingresar, a diferenza entre o IVE devindicado, é dicir, repercutido a clientes, e o IVE soportado deducible, o que repercuten os provedores.
Desde o 1 de xaneiro de 2009 existe a posibilidade de solicitar a devolución de IVE cada mes, é dicir, aqueles que teñan dereito a iso por ter máis IVE soportado que IVE repercutido e que así o especificaron no modelo 036, de Declaración censual de alta, modificación e baixa no censo de empresarios, profesionais e retenedores, poderán reclamar a devolución do IVE mensualmente a través do modelo 303 de Autoliquidación do Imposto sobre o Valor Engadido, aínda que o máis habitual é que a solicitude de devolución (no caso de que así sexa) se faga a final de ano co conxunto de actividades desenvolvidas nos catro trimestres.

As declaracións periódicas preséntanse durante os vinte primeiros días naturais do mes seguinte ao correspondente período de liquidación trimestral que corresponda, salvo a declaración correspondente ao último período trimestral do ano, no que o prazo son o trinta primeiros días naturais do mes de xaneiro do ano seguinte.

Tamén se está obrigado a presentar o resumo anual, con todas as operacións que realicen no ámbito de aplicación do imposto que se presentará conxuntamente coa declaración correspondente ao último período de liquidación (cuarto trimestre), a través do correspondente modelo (actualmente o Modelo 390).

Cabe mencionar que se pode dar o caso de excepcións vinculadas aos réximes especiais de tributación deste imposto, como son os seguintes:

  • Réxime simplificado, só se se tributa en Estimación Obxectiva en IRPF. A este réxime non poden acollerse as sociedades, unicamente as entidades en réxime de atribución de rendas.
  • Réxime especial da recarga de equivalencia, aplícase aos comerciantes polo miúdo, persoa física ou sociedade civil, herdanza xacente ou comunidade de bens cando todos os seus socios, comuneiros ou partícipes sexan persoas físicas salvo se comercializan unha serie de produtos. Non se aplica ás sociedades mercantís.
  • Réxime especial da agricultura, gandaría e pesca, aplícase aos titulares de explotacións agrícolas, forestais ou pesqueiras que non renunciasen a este réxime nin estean excluídos do mesmo.
  • Réxime especial dos bens usados, obxectos de arte, antigüidades e obxectos de colección.
  • Réxime especial das axencias de viaxes.
  • Réximes especiais aplicables aos servizos de telecomunicacións, de radiodifusión ou de televisión e aos prestados por vía electrónica.
  • Réxime especial do criterio de caixa. Aplicable para os suxeitos pasivos cuxo volume de operacións durante o ano natural anterior non supere os 2.000.000 de euros.

3.2. Operacións intracomunitarias
Tamén no ámbito fiscal, é preciso mencionar que as sociedades mercantís deben presentar así mesmo unha declaración recapitulativa das entregas e adquisicións intracomunitarias de bens que realicen (actualmente mediante o modelo 349) na que deben consignarse os datos de identificación de provedores e adquirentes e a base impoñible das operacións intracomunitarias declaradas.

3.3. Declaración anual de operacións con terceiras persoas
Tamén, as sociedades mercantís deberán presentar a declaración anual de operacións con terceiras persoas cando respecto doutra persoa ou entidade se realizasen operacións que no seu conxunto superen os 3.005,06 euros (IVE incluído), presentación que se fai durante o mes de febreiro de cada ano, en relación co ano natural anterior e que actualmente se reflicte no modelo 347 da AEAT.

Están excluídos da obriga de presentar a declaración informativa as entidades en réxime de atribución de rendas constituídas no estranxeiro, que non teñan presenza en territorio español, e non deben declararse no modelo 347 as operacións nas que non se identifica ao destinatario por non ser obrigatorio, así como todas aquelas operacións nas que non exista obriga de emitir factura.

3.4. Retencións e ingresos a conta do IRPF
Están obrigados a practicar e ingresar retencións ou ingresos a conta, as persoas xurídicas e demais entidades (o caso das persoas traballadoras autónomas), cando satisfagan determinadas rendas no exercicio das súas actividades que estean suxeitas ao IRPF ou ao Imposto sobre Sociedades.

Por iso deberán detraer, con ocasión dos pagos que realicen, o importe do tributo que grava os rendementos que satisfagan e ingresar no Tesouro as ditas detraccións en nome da persoa perceptora dos devanditos rendementos, constituíndo para esta un pago a conta adiantado da futura cota líquida do imposto.

Cando as sociedades mercantís satisfagan rendementos a contribuíntes do IRPF, as porcentaxes de retención aplicables serán, entre outras, as seguintes:

  • Para o cálculo do importe das retencións sobre rendementos do traballo. Para isto, será preciso determinar previamente a base para calcular o tipo de retención, calcular o mínimo persoal e familiar, determinar a cota de retención, calcular o tipo previo de retención, o tipo definitivo e aplicar o tipo correspondente á contía total das retribucións que se satisfagan ou abonen en función dunha escala.
  • Para as actividades profesionais. O 15% con carácter xeral.
  • Polos rendementos do traballo derivados de impartir cursos, conferencias, coloquios, seminarios e similares, ou derivados da elaboración de obras literarias, artísticas ou científicas, sempre que se ceda o dereito á súa explotación, será do 15%.
  • Para actividades agrícolas, gandeiras e forestais é o 2% dos ingresos íntegros. No caso de engorde de porcino e avicultura será o 1%.
  • Para actividades económicas cuxo rendemento neto se determine en estimación obxectiva e estean dados de alta en determinados epígrafes sinalados no Regulamento do IRPF aplicarase o 1%.
  • Para os rendementos de capital mobiliario, para as ganancias patrimoniais derivadas das transmisións ou reembolsos de accións e participacións de institucións de investimento colectivo, sobre premios que se entreguen como consecuencia da participación en xogos, concursos, para os rendementos procedentes do arrendamento ou subarrendamento de bens inmobles urbanos, para os rendementos procedentes da propiedade intelectual, industrial, da prestación de asistencia técnica, do arrendamento de bens mobles, negocios ou minas e do subarrendamento sobre os bens anteriores, é do 19%.

*NOTA:

A porcentaxe de retención e ingreso a conta sobre os rendementos do traballo que se perciban pola condición de administradores e membros dos consellos de administración, das xuntas que fagan as súas veces, e demais membros doutros órganos representativos, será do 35%. No entanto, cando procedan de entidades cun importe neto da cifra de negocios inferior a 100.000 euros a porcentaxe de retención e ingreso a conta será do 19%.

A declaración e ingreso das retencións deberá presentarse trimestralmente polo retenedor no vinte primeiros días naturais de abril, xullo, outubro e xaneiro (actualmente a través do modelo 111 de retencións do IRPF).

Con todo, as empresas cuxo volume de operacións o ano anterior fose superior a 6.010.121,04 de euros, deberán presentar a declaración mensualmente, nos 20 primeiros días naturais de cada mes, en relación coas cantidades retidas no mes inmediato anterior.

Por último, no prazo comprendido entre o 1 de xaneiro e o 31 de xaneiro do ano seguinte ao que corresponda a declaración debe presentarse un resumo anual das retencións e ingresos a conta practicados durante o exercicio.

4. Obriga de emisión de facturas
Do mesmo xeito, para poder xustificar e validar as operacións comerciais feitas, as persoas autónomas e as sociedades deberán expedir e entregar factura ou outros xustificantes polas operacións que realicen no desenvolvemento da súa actividade empresarial, así como conservar copia ou matriz daqueles.

Igualmente, están obrigadas a conservar as facturas ou outros xustificantes recibidos doutros empresarios ou profesionais polas operacións das que sexan destinatarios e que se efectúen en desenvolvemento da citada actividade durante un mínimo de 4 anos.

Tal e como establece o artigo 29.2, letra e) da Lei 58/2003, de 17 de decembro, Xeral Tributaria, os empresarios e profesionais están obrigados a expedir e entregar facturas ou documentos substitutivos e conservar as facturas, documentos e xustificantes que teñan relación coas súas obrigas tributarias.

Ademais, o artigo 165 da Lei 37/1992, de 28 de decembro do Imposto sobre o Valor Engadido, establece que os devanditos documentos deberán conservarse durante o prazo de prescrición do imposto (4 anos).

Do mesmo xeito, o Regulamento polo que se regulan as obrigas de facturación, establece que deberán conservarse co seu contido orixinal, ordenadamente e durante o prazo que establece a Lei Xeral Tributaria os seguintes documentos:

  • Facturas recibidas.
  • Copias ou matrices das facturas expedidas.
  • Os xustificantes contables nas operacións nas que sexa de aplicación o investimento do profesional ou empresa cando o provedor non estea establecido na Comunidade.
  • Os recibos xustificativos do reintegro da compensación do Réxime especial da Agricultura, Gandaría e Pesca, tanto o orixinal daquel, por parte do seu expedidor, como a copia, por parte do titular da explotación.
  • Os documentos acreditativos do pago do imposto á Importación.
  • Estas obrigas incumben así mesmo aos empresarios ou profesionais acollidos aos réximes especiais do Imposto sobre o Valor Engadido, así como a quen, sen ter a condición de empresarios ou profesionais, sexan suxeitos pasivos do Imposto, aínda que neste caso só alcanzará ás facturas recibidas e ás copias ou matrices das facturas expedidas.
  • Os diferentes documentos, en papel ou formato electrónico, deberanse conservar por calquera medio que permita garantir ao obrigado á súa conservación a autenticidade da súa orixe, a integridade do seu contido e a súa lexibilidade, así como o acceso a eles por parte da Administración tributaria sen demora, salvo causa debidamente xustificada, podendo cumprirse esta obriga mediante a utilización de medios electrónicos.
  • Cando as facturas recibidas ou expedidas se refiran a adquisicións polas cales se soportaron cotas do IVE cuxa dedución estea sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante o seu correspondente período de regularización máis os catro anos seguintes.

5. Obrigas contables
5.1. O obxecto da contabilidade
Como simple introdución é preciso mencionar que o obxecto da contabilidade é recoller, clasificar e tratar os fluxos (entradas e saídas de diñeiro, dereitos ou obrigas) que se producen nas transaccións económicas entre a empresa e terceiros, coa finalidade de elaborar uns agregados de información aptos para a toma de decisións.

A contabilidade, por tanto, rexistra sinteticamente en termos monetarios, partindo do rexistro cronolóxico ou libro diario a situación inicial, os fluxos económicos, reais ou financeiros, e a situación final da empresa en períodos ou exercicios contables (coincidentes ou non co ano natural).

Por tanto, se pode afirmar que será necesario que, no sistema contable dunha entidade, existan tantas contas como elementos patrimoniais dispoña, dependendo, no entanto, do nivel de detalle que precise a entidade, podendo realizarse agrupacións en función das características similares dos elementos aos que representen, a condición de que as ditas agrupacións non supoñan unha falta significativa de información e atendendo aos principios contables:

  • de empresa en funcionamento
  • de devindicación
  • de uniformidade
  • de prudencia
  • de non compensación
  • de importancia relativa

En todo caso, da súa lectura haberase de desprender a imaxe fiel do patrimonio, da situación financeira e dos resultados da empresa.

5.2. Obrigas cos libros da actividade
Os libros que obrigatoriamente deben levar os empresarios e que se legalizan no Rexistro Mercantil do seu domicilio son:

  • O libro de inventarios
  • O libro de contas anuais
  • O libro diario
  • O libro de actas (este fóra da actividade contable da empresa)

Así mesmo, poden ser legalizados polo rexistrador mercantil os libros de detalle do libro diario e calquera outros que leven polo empresario no ámbito da súa actividade.

A partir do 29 de setembro de 2013, todos os libros, obrigatorios ou non, que deben ou desexen levar os empresarios deberán cumprimentarse en soporte electrónico e legalizarse presentándose para iso por vía telemática ante o Rexistro Mercantil competente, tal e como se establece no artigo 18 da Lei 14/2013, de 27 de setembro, de apoio aos emprendedores e a súa internacionalización.

A información presentada relativa a cada libro disporá dun sistema de protección co obxecto de garantir a súa non manipulación (desde a creación do soporte pola entidade ou suxeito presentante ata que este se incorpore ao Libro-ficheiro de legalizacións no Rexistro Mercantil correspondente).

5.3. Obriga de levar a contabilidade
Tal e como establece o Código de Comercio, todo empresario debe levar unha contabilidade ordenada, adecuada á actividade da súa empresa, que permita:

  • Un seguimento cronolóxico de todas as súas operacións
  • A elaboración periódica duns balances e inventarios que reflictan a imaxe fiel da situación económica e financeira da empresa

Polo tanto, a contabilidade debe ser levada directamente polos empresarios ou por outras persoas debidamente autorizadas, sen prexuízo da responsabilidade daqueles.

Polo tanto, trátase dunha obriga xurídica imposta, exclusivamente, aos que ostentan o status xurídico de empresario. Esta obriga existe con independencia do tamaño da empresa, forma xurídica ou actividade e sen que calquera outra normativa, por exemplo a tributaria, poida eximir de tal obriga de carácter exclusivamente mercantil, en función de réximes de tributación especiais ou simplificados, que son exclusivamente aplicables ás obrigas formais do ámbito do tributo de que se trate.

5.4. Obriga de formular as contas anuais
O empresario mercantil ou administrador está obrigado a formular as contas anuais da súa empresa, para o cal terá que levar a correspondente contabilidade.

Estas contas están compostas por:

  • O balance
  • A conta de perdas e ganancias
  • Un estado que reflicta os cambios no patrimonio neto do exercicio
  • Un estado de fluxos de efectivo
  • A memoria

As contas anuais, forman unha unidade e deben redactarse con claridade e mostrar a imaxe fiel do patrimonio, da situación financeira e dos resultados da empresa, de conformidade coas disposicións legais.

A finalidade das contas anuais é esencialmente amosar a imaxe fiel do patrimonio, da situación financeira e dos resultados da empresa.

As contas anuais se deben elaborar cunha periodicidade de doce meses, salvo nos casos de constitución, modificación da data de peche do exercicio social ou disolución, e deben ser formuladas polo empresario ou os administradores, quen responderán da súa veracidade.

As contas anuais deben ser formuladas no prazo máximo de tres meses, a contar desde o peche do exercicio. A estes efectos, as contas anuais deben expresar a data en que se formularon.

As contas anuais deben ser asinadas polo empresario, por todos os socios ilimitadamente responsables polas débedas sociais, ou por todos os administradores da sociedade; se faltase a firma dalgún deles, débese facer expresa indicación da causa en cada un dos documentos en que falte.

O balance, a conta de perdas e ganancias, o estado de cambios no patrimonio neto e a memoria deben estar identificados; indicándose de forma clara e en cada un dos devanditos documentos a súa denominación, a empresa a que corresponden e o exercicio ao que se refiren.

E aínda que pareza unha obviedade, as contas anuais débense elaborar expresando os seus valores en euros.

*NOTA:

Cando se poida formular o balance en modelo abreviado, o estado de cambios no patrimonio neto e o estado de fluxos de efectivo non serán obrigatorios.

Neste sentido, poderán aplicar o Plan Xeral Contable de Pemes todas as empresas, calquera que sexa a súa forma xurídica (individual ou societaria), que durante dous exercicios consecutivos reúnan, á data de peche de cada un deles, polo menos dúas das circunstancias seguintes:

Que o total das partidas do activo teña un importe ≤ 4.000.000€
Que o importe neto da súa cifra anual de negocios sexa ≤ 8.000.000€
Que o número medio de traballadores empregados durante o exercicio sexa ≤ 50
Os criterios especiais aplicables ás chamadas "microempresas" poderán ser aplicados por todas as empresas que optando por aplicar o PXC de PEMES, durante dous exercicios consecutivos reúnan, á data de peche de cada un deles, polo menos dúas das seguintes circunstancias:

Que o total das partidas do activo ≤ 1.000.000€
Que o importe neto da súa cifra anual de negocios ≤ 2.000.000€
Que o número medio de traballadores empregados durante o exercicio ≤ 10

Como o cómputo se realiza ao peche do exercicio, o rexistro das operacións durante o mesmo debe condicionarse ao previsible cumprimento dos citados requisitos.

Cando a información recollida de acordo á normativa legal non sexa suficiente para mostrar a imaxe fiel, débense fornecer na memoria os datos complementarios precisos para alcanzar ese resultado.

5.5. Obriga de depósito e publicidade das contas anuais
Dentro do mes seguinte á aprobación das contas anuais, os administradores da sociedade presentarán, para o seu depósito no Rexistro Mercantil do domicilio social, certificación dos acordos da xunta de socios (que se teñen que reflectir no correspondente libro de actas) da aprobación das devanditas contas, debidamente asinadas, e de aplicación do resultado, así como, no seu caso, das contas consolidadas, á que se achegará un exemplar de cada unha delas.

Os administradores presentarán tamén o informe de xestión, se fose obrigatorio, e o informe do auditor, cando a sociedade estea obrigada a auditoría por unha disposición legal ou esta acordouse a petición da minoría ou de forma voluntaria.

É de destacar, por último, a disposición adicional cuarta da Lei 7/1996, de 15 de xaneiro, de Ordenación do comercio polo miúdo, que establece que as entidades de calquera natureza xurídica que se dediquen ao comercio almacenista ou polo miúdo ou á realización de adquisicións ou presten servizos de intermediación para negociar as mesmas, por conta ou encargo dos comerciantes polo miúdo, deberán formalizar a súa inscrición, así como o depósito anual das súas contas no Rexistro Mercantil, cando no exercicio inmediato anterior as adquisicións realizadas ou intermediadas ou as súas vendas, superasen a cifra de 601.012,10€. Estas obrigas non serán aplicables aos comerciantes que sexan persoas físicas. A falta de inscrición ou de depósito das contas será sancionada.

Os demais empresarios inscritos no Rexistro Mercantil poden solicitar o depósito das súas contas debidamente formuladas, aínda que non estean legalmente obrigados a depositalas.

6. Obrigas laborais
Teñen a condición de empresario laboral ou empregador as persoas físicas ou xurídicas, ou comunidades de bens que reciban a prestación de servizos de traballadores que voluntariamente presten os seus servizos retribuídos por conta allea e dentro do seu ámbito de organización e dirección, así como das persoas contratadas para ser cedidas a empresas usuarias por empresas de traballo temporal legalmente constituídas.

Deste xeito, na medida en que o traballo se presta nunha empresa, o empresario é o titular da empresa na que se achega traballo subordinado e, polo tanto, se entende como o máximo responsable da mesma.

Así, no ámbito laboral a condición de empresario poden ostentala particulares ou entidades sen ánimo de lucro e, polo tanto, nas que non se dá a condición de sociedade mercantil e poden non ostentala sociedades mercantís que non empregan traballadores.

6.1. Comunicacións no ámbito laboral
Ademais da súa inscrición na Tesourería Xeral da Seguridade Social no momento en que a empresa contrate ao seu primeiro traballador por conta allea (tal e como se veu no Tema 1) para obter o seu código ou códigos de conta de cotización, a empresa debe comunicar:

  • A entidade xestora ou, no seu caso, a mutua colaboradora da Seguridade Social que asuma a protección polas continxencias profesionais do persoal ao seu servizo e, no seu caso, a prestación económica por cobertura da prestación económica por incapacidade temporal derivada de continxencias comúns respecto dos traballadores.
  • A solicitude de apertura de tantas contas como actividades desenvolve na provincia ou modalidades de cotización ten recoñecidas por contar con traballadores que, por estar excluídos dalgunhas situacións ou continxencias protexidas, deben cotizar por diferentes conceptos.
  • As variacións que se produzan nos datos que declararon ao formular a súa inscrición ou ao solicitar a identificación dos seus centros de traballo.
  • O cambio da súa denominación ou razón social.
  • O cambio do domicilio da sociedade ou do lugar no que radiquen os seus centros de traballo.
  • O cambio de identidade da empresa principal no suposto de contratistas e subcontratistas.
  • O cambio de convenio ou convenios colectivos aplicables á empresa.
  • O cambio de actividade económica e, en xeral, calquera variación que afecte os datos declarados con anterioridade.

6.2. Contratos de traballo
En relación coa relación contractual laboral, o empresario está obrigado a formalizar por escrito aqueles contratos que así estea determinado por normativa ou imperativo legal, debendo entregar unha copia do mesmo á persoa traballadora tralo seu rexistro na oficina de emprego ou, de xeito telemático, a través da plataforma contrat@.

Contrat@ é un servizo web que permite ás empresas que actúan en nome propio e aos profesionais colexiados que actúen en representación de terceiros, comunicar o contido da contratación laboral aos Servizos Públicos de Emprego de xeito telemático e seguro. A utilización deste servizo require dispor dunha Autorización dos Servizos Públicos de Emprego.

Por outra banda, no caso de que a empresa conte coa dita representación, os empresarios están obrigados a entregar á representación legal dos traballadores unha copia básica de todos os contratos de traballo que deban celebrarse por escrito, fóra dos de alta dirección.

Unha vez asinada por estes, a copia básica debe enviarse á oficina de emprego, no prazo do dez días hábiles seguintes á súa concertación, podendo remitirse tamén por medios telemáticos. Se non houbese representación legal dos traballadores, tamén debe formalizarse copia básica e remitirse á oficina de emprego.

Obviamente, a celebración ou finalización dun contrato laboral conleva tamén a obriga con carácter previo para coa Seguridade Social de comunicar a solicitude da súa alta e afiliación ao réxime de aplicación da Seguridade Social ou a súa baixa, así como a súa obriga de cotización e pago de cotas, atendendo tamén á necesaria comunicación das variacións ou baixa que se poida producir na relación contractual. No caso de baixa laboral, a comunicación debe realizarse dentro do prazo de tres días naturais seguintes.

Tamén se deben comunicar as altas e baixas das persoas traballadoras que cambien de centro de traballo con número de cotización diferente ou que, por calquera causa, deban quedar adscritos a unha conta de cotización diferente á que teñan.

6.3. Contratación de persoas discapacitadas
As empresas que empreguen a un número de 50 ou máis persoas traballadoras estarán obrigadas a que, de entre elas, polo menos, o 2% sexan persoas traballadoras con discapacidade.

Poderán quedar exentas desta obriga, de forma parcial ou total, ben a través de acordos recollidos na negociación colectiva sectorial de ámbito estatal e, na súa falta, de ámbito inferior (a tenor do disposto no estatuto de traballadores), ben por opción voluntaria do empresario, debidamente comunicada á autoridade laboral, e sempre que en ámbolos douss supostos se apliquen as medidas alternativas que se determinen regulamentariamente.

Para o cómputo dos traballadores da empresa terase en conta o persoal total (en unidades de traballo anual); calquera que sexa o número de centros de traballo que teña, e calquera que sexa a forma de contratación que vincule aos traballadores coa empresa. Igualmente entenderase que estarán incluídos no devandito cómputo os traballadores con discapacidade que se atopen en cada momento prestando servizos na empresa, en virtude dos contratos de posta a disposición que as mesmas celebrasen con empresas de traballo temporal.

Dentro do primeiro trimestre de cada ano, as empresas obrigadas deben enviar aos servizos públicos de emprego da provincia onde radique a súa sede social e aos das provincias onde teñan centros de traballo, unha relación de:

  • Os postos de traballo ocupados por persoas traballadoras discapacitadas
  • Os postos de traballo que, polas súas características, quedan reservados ás persoas con discapacidade. Nos convenios colectivos pódense establecer estes postos de traballo reservados.

6.4. Cotización e pago de cotas
Están suxeitas á obriga de cotizar ao Réxime xeral da Seguridade Social as persoas traballadoras comprendidas no seu campo de aplicación e os empresarios por cuxa conta traballan.

É dicir, que a cotización comprende dúas achegas: a dos empresarios e a das persoas traballadoras, o que se coñece por cota patronal e cota obreira respectivamente.

A cotización por continxencias profesionais e a achega ao Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) son asumidas exclusivamente a cargo dos empresarios, mentres que lles corresponde ás persoas traballadoras e aos empresarios a obriga de cotizar en relación coas continxencias comúns, horas extraordinarias e desemprego (ademais da achega á formación profesional, que non forma parte da cotización á Seguridade Social).

En todo caso, é o empresario o que está obrigado a descontar aos seus traballadores, ao facerlles efectivas as súas retribucións, a achega que corresponda a cada un deles correspondente ás cotas de Seguridade Social (descontadas dos seus salarios brutos). Ademais, se non efectúa ese desconto nese momento, non pode realizalo con posterioridade e queda obrigado a ingresar a totalidade das cotas.

A distribución dos conceptos e das porcentaxes de cotización son as seguintes:

Por parte da empresa:
- Continxencias comúns: 23,60% da base de cotización

- Continxencias profesionais: Variable en función da actividade da empresa e do posto ocupado pola persoa traballadora

- Horas extras: 12% nas de forza maior e 23,60% no resto

- Desemprego: Contratos indefinidos (5,50%), contratos temporais (6,70%)

- Fogasa: 2,20%

- Formación profesional: 0,60%

Por parte da persoa traballadora:
- Continxencias comúns: 4,70% da base de cotización

- Horas extras: 2% nas de forza maior e 4,70% no resto

- Desemprego: Contratos indefinidos (1,55%), contratos temporais (1,60%)

- Formación profesional: 0,10%

6.5. Conservación da documentación laboral
Por outra banda, os empresarios están obrigados tamén a conservar, por un período de catro anos, a documentación ou os rexistros ou soportes informáticos en que se transmitiron os datos que acrediten o cumprimento das obrigas en materia de inscrición do empresario, asociación para a protección das continxencias profesionais e, no seu caso, da opción pola cobertura da prestación económica por incapacidade temporal, afiliación, altas, baixas ou variacións que se produzan en relación coas devanditas materias.

7. Obrigas na prevención de riscos laborais
7.1. Concepto de empresario a efectos da prevención de riscos laborais
Dun xeito similar ao concepto de empresario que se facía no ámbito laboral, é preciso facer unha mención a este mesmo concepto dende o punto de vista da prevención de riscos laborais.

Nese sentido, se entende por empresario:

  • As persoas, físicas ou xurídicas, ou comunidades de bens que reciban a prestación de servizos das persoas traballadoras por conta allea, así como das persoas contratadas para ser cedidas a empresas usuarias por empresas de traballo temporal legalmente constituídas, incluíndose tamén ás persoas traballadoras a distancia.
  • As cooperativas de traballo asociado fronte aos seus socios traballadores. Loxicamente respecto dos traballadores que prestan os seus servizos en réxime de conta allea non hai que realizar ningunha precisión pois actúan como empresarias comúns.
  • As Sociedades Anónimas Laborais ou as Sociedades de Responsabilidade Limitada Laboral respecto dos seus socios e, evidentemente, respecto das súas persoas traballadoras que non teñan a caracterización de socios.
  • Os traballadores autónomos, incluíndose aos condutores profesionais por conta propia ou autónomos con permiso de condución da clase C+E.

7.2. Obrigas do empresario na prevención de riscos laborais
Que as persoas traballadoras teñan dereito a unha eficaz protección en materia de seguridade e saúde no traballo supón tamén para o empresario unha ampla obriga de protección que, en termos xerais e de xeito resumido, atende os seguintes preceptos:

  • O empresario ha de protexer ás persoas traballadoras fronte aos riscos profesionais en todos os aspectos relacionados co traballo.
  • O empresario debe planificar a actividade preventiva da súa empresa, entendéndoa non como unha mera serie de actuacións formais dun conxunto de obrigas, senón que haberá de tratarse dunha prevención e protección eficientes.
  • O empresario é o principal obrigado como consecuencia de que é o titular do centro de traballo e o responsable de organizar e dirixir a actividade produtiva.
  • Está obrigado tamén o empresario a integrar a actividade preventiva dentro da organización empresarial, asumindo o custe e o tempo da xornada laboral que sexa necesario para proporcionarlle ás persoas traballadoras a formación na materia de prevención.
  • Debe prever as distraccións ou imprudencias non temerarias que puidese cometer a persoa traballadora.
  • Ha de desenvolver a actividade preventiva realizando un constante seguimento e deseño evolutivo da mesma, coa finalidade de:

- Ante a posibilidade e realidade de non poder evitar a aparición de certos riscos, perfeccionar as actividades xa realizadas en canto á súa identificación, avaliación e control, así como as medidas de protección adoptadas ao efecto.

- Adaptar as medidas de protección a posibles modificacións das circunstancias que incidan no desempeño da prestación laboral.

Adoptar as medidas adecuadas co fin de que os equipos de traballo sexan adecuados para o traballo que debe realizarse e convenientemente adaptados para ese efecto, facéndolle entrega ás persoas traballadoras de todos aqueles equipos de protección individual (EPI) que sexan necesarios para o desenvolvemento do seu labor.
É un deber incondicionado, eficiente, permanente e, practicamente ilimitado, debendo o empresario adoptar todas as medidas de protección xenéricas necesarias e tamén a previr os riscos específicos derivados das características ou estado de saúde da persoa que o ocupa, en garantía do seu dereito a un nivel de protección adecuado e eficaz en materia de saúde e seguridade no traballo, co correlativo deber do empresario de garantilo, cunha atención e protección específicas.
Finalmente, a súa materialización a través dun plan de prevención de riscos laborais que deberá incluír a estrutura organizativa, as responsabilidades, as funcións, as prácticas, os procedementos, os procesos e os recursos necesarios para realizar a acción de prevención de riscos na empresa, nos termos que regulamentariamente se establezan.

8. Obrigas e deberes de administración dunha sociedade
Aínda que é un caso específico e centrado especialmente nunha das fórmulas constitutivas da actividade empresarial, se considera moi importante atender ás obrigas e deberes que o órgano de administración ten dentro das sociedades mercantís en xeral e, especialmente, nas sociedades de responsabilidade limitada, por ser a fórmula máis estendida e consolidada para levar a cabo unha actividade profesional.

O cargo de administrador con independencia do sistema de administración polo que optase a sociedade (ben sexa administrador único, solidario, mancomunado ou consello de administración), leva consigo unha serie de obrigas tipificadas na lexislación mercantil e que, aínda que en ocasións poidan parecer en si mesmas abstractas ou pouco concretas, supoñen unha carga delimitada e determinada.

Entre os seus deberes destacan, de xeito sintético, os seguintes.

8.1. Deber de dilixencia
Desde o punto de vista legal unha dilixente administración defínese como a presteza e o esmero propio dun ordenado empresario e representante leal, entrando nesta conceptualización un amplo sentido rango de obrigas.

Desde o punto de vista da práctica societaria diaria, a administración dunha sociedade mercantil debe implicarse e estar informado correctamente da situación financeira da compañía e do cumprimento das seguintes obrigas legais e estatutarias, mediante:

  • A levanza dunha contabilidade ordenada e depósito das contas anuais no Rexistro Mercantil nos prazos legalmente previstos;
  • A redución/ampliación do capital ou disolución da sociedade nos supostos de perdas que deixen reducido o patrimonio neto contable por baixo da metade do capital
  • A solicitude da declaración en concurso voluntario da sociedade nos casos que legalmente proceda
  • E o cumprimento de obrigas tributarias e coa Seguridade Social

8.2. Deber de Lealdade
O desempeño do cargo coa lealdade dun fiel representante, obrando de boa fe e no mellor interese da sociedade que representa lle obriga a:

  • Non exercitar as súas facultades con fins distintos daqueles para os que lle foron concedidas.
  • Gardar segredo sobre a información obtida no desempeño do seu cargo. Esta obriga o vincula e esténdese a súa eficacia aínda despois do cesamento nas súas funcións.
  • Absterse de deliberar e votar en situacións de conflito de intereses (directo ou indirecto)
  • Desempeñar as súas funcións baixo o principio de responsabilidade persoal, con liberdade de criterio e independencia de terceiros.
  • Adoptar medidas para evitar incorrer en situacións de conflito de intereses co interese social e cos deberes da sociedade. En concreto deberá absterse de:

- Realizar transaccións coa Sociedade, salvo as operacións ordinarias de escasa relevancia feitas en condicións estándar

- Utilizar o nome da Sociedade ou a súa condición de administrador para influír indebidamente na realización de operacións privadas.

- Facer uso dos activos sociais (información confidencial) con fins privados.

- Aproveitarse das oportunidades de negocio da Sociedade.

- Obter vantaxes/remuneracións de terceiros, salvo as de mera cortesía.

- Desenvolver, directamente ou a través de persoas vinculadas, actividades que entrañen unha competencia efectiva coa sociedade ou que lle sitúen nun conflito permanente cos intereses da sociedade.

En todo caso, os administradores deben informar (aos outros administradores se son Mancomunados ou Solidarios, ao Consello, ou a Xunta Xeral de socios en caso de ser Administrador Único) sobre calquera situación de conflito (directo ou indirecto) que eles ou persoas a eles vinculadas poidan ter co interese da sociedade.

8.3. Outros deberes específicos
Ademais das obrigas descritas anteriormente tamén:

  • Debe facilitar o dereito de asistencia á xunta xeral de socios.
  • Debe convocar as xuntas xerais de socios.
  • Debe facilitar o dereito de voto.
  • Debe informar a requirimento dos socios.
  • Debe formular as Contas Anuais.
  • Debe pagar o dividendo acordado.
  • Debe esixir o pago dos dividendos pendentes.
  • Debe enaxenar as accións propias adquiridas irregularmente.
  • Debe solicitar a convocatoria para que a xunta xeral adopte o acordo de disolución.
  • Debe prestar a súa colaboración para as operacións de liquidación.
  • Debe e ten dereito para autorizar o traslado do domicilio social dentro do territorio nacional (o órgano de administración é o competente salvo disposición contraria dos estatutos).

9. Protección de datos de carácter persoal
Por último, é conveniente facer un breve análise tamén das obrigas das empresas e profesionais en relación coa entrada en vigor do Regulamento Xeral de Protección de Datos (en adiante RXPD) en maio de 2016 e é de aplicación dende maio de 2018.

Neste sentido son son dous os elementos ou consideracións que han de asumirse por parte das empresas

9.1. O principio de responsabilidade proactiva
O RXPD describe este principio como a necesidade de que o responsable do tratamento aplique medidas técnicas e organizativas apropiadas a fin de garantir e poder demostrar que o tratamento é conforme co Regulamento.

En termos prácticos, este principio require que as organizacións analicen que datos tratan, con que finalidades o fan e que tipo de operacións de tratamento levan a cabo. A partir deste coñecemento deben determinar de forma explícita a forma en que aplicarán as medidas que o RXPD prevé, asegurándose de que esas medidas son as adecuadas para cumprir co mesmo e de que poden demostralo ante as persoas interesadas e ante as autoridades de supervisión.

Polo tanto, este principio esixe unha actitude consciente, dilixente e proactiva por parte das empresas fronte a todos os tratamentos de datos persoais que leven a cabo.

9.2. O enfoque de risco
O RXPD sinala tamén que as medidas dirixidas a garantir o seu cumprimento deben ter en conta a natureza, o ámbito, o contexto e os fins do tratamento, así como o risco para os dereitos e liberdades das persoas.

De acordo con este enfoque, algunhas das medidas que o RXPD establece se aplicarán só cando exista un alto risco para os dereitos e liberdades, mentres que outras deberán modularse en función do nivel e tipo de risco que os tratamentos presenten.

A aplicación das medidas previstas polo RXPD debe adaptarse, polo tanto, ás características de cada empresa. Por exemplo, o que pode ser adecuado para unha organización que manexa datos de miles de persoas en tratamentos médicos que involucran información persoal sensible ou volumes importantes de datos sobre cada afectado non é necesario para unha pequena empresa que leva a cabo un volume limitado de tratamentos de datos non sensibles.

9.3. Responsable do tratamento de datos
Se entende por responsable do tratamento de datos á entidade ou persoa que decide sobre a finalidade, o contido e o uso do tratamento dos datos persoais que obran no seu poder.

Polo tanto, o responsable debe elixir un encargado do tratamento que ofreza garantías suficientes respecto da implantación e o mantemento de medidas técnicas e organizativas apropiadas para asegurar a protección dos dereitos das persoas afectadas.

Tal e como indica a Axencia Española de protección de Datos:

  • Unha empresa, será a responsable dos ficheiros que conteñen datos relativos aos seus empregados e aos seus clientes
  • Unha persoa autónoma ou empresaria individual será responsable do tratamento dos datos persoais dos seus clientes
  • Un establecemento hostaleiro será responsable do ficheiro dos seus hóspedes
  • Un ximnasio será responsable do ficheiro dos seus socios
  • ...

Para isto, o responsable do tratamento ten atribuídas diversas obrigas, entre as que destacan:

  • Poder demostrar que o tratamento é conforme co Regulamento
  • Manter un rexistro de actividades efectuadas baixo a súa responsabilidade
  • Elixir unicamente a un encargado do tratamento que ofreza garantías suficientes para aplicar medidas técnicas e organizativas apropiadas

10. Superando as obrigas legais: a responsabilidade social empresarial
Aínda que non se trata dunha obriga reflectida en ningunha norma ou lexislación, si que é evidente que a Responsabilidade Social Empresarial (coñecida polas súas siglas RSE), é cada vez un factor máis demandado e máis esixido no ámbito empresarial.

É por isto polo que se considera moi conveniente pechar este tema facendo un repaso aos conceptos e principais factores a ter en conta para pór en valor esta fórmula de compromiso coa sociedade dende as empresas, de xeito que se poidan ir ampliando as prácticas de xestión nesta materia, así como na igualdade de oportunidades, a integración ou a conciliación da vida laboral e persoal.

10.1. Base da Responsabilidade Social Empresarial
A publicación, en 2001, do Libro Verde da Comisión Europea titulado “Fomentar un marco europeo para a responsabilidade social das empresas”, abriu un debate a nivel europeo que posteriormente asumiu tamén a Comisión publicando unha segunda Comunicación na que expuña a súa estratexia comunitaria de promoción da RSE.

Este debate ten demostrado claramente que a RSE é un avance estratexicamente importante para as empresas, cun horizonte maior que o propio da regulamentación ou normativa que se poida aprobar, promovendo un modelo de desenvolvemento empresarial sostible e socialmente responsable.

Tal e como reflicte a Lei Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para a igualdade efectiva entre homes e mulleres (a súa versión consolidada se pode consultar no apartado de documentación complementaria do tema) o logro da igualdade real e efectiva na nosa sociedade require non só do compromiso dos suxeitos públicos, senón tamén da súa promoción decidida na órbita das relacións entre particulares.

A regulación do acceso a dereitos, bens e servizos é obxecto de atención pola referida lei, conxugando os principios de liberdade e autonomía contractual co fomento da igualdade entre mulleres e homes. Tamén establece medidas de promoción da igualdade efectiva nas empresas privadas, como as que se recollen en materia de contratación ou de subvencións públicas ou en referencia aos consellos de administración.

Especial atención presta a dita lei á corrección da desigualdade no ámbito específico das relacións laborais. Mediante unha serie de previsións, recoñécese o dereito á conciliación da vida persoal, familiar e laboral e foméntase unha maior corresponsabilidade entre mulleres e homes na asunción de obrigas familiares, criterios inspiradores de toda a norma que atopan aquí a súa concreción máis significativa.

Pretende así promover a adopción de medidas concretas en favor da igualdade nas empresas, situándoas no marco da negociación colectiva, para que sexan as partes, libre e responsablemente, as que acorden o seu contido, poñendo en valor o concepto de responsabilidade social empresarial dentro do seu modelo de negocio.

10.2. A igualdade na responsabilidade social das empresas
Do mesmo xeito, no Título VII da referida lei orgánica se determinan os factores esenciais a ter en conta para impulsar as accións de responsabilidade social no ámbito empresarial.

Nesta liña pon de manifesto que as empresas poderán asumir a realización voluntaria de accións de responsabilidade social, consistentes en medidas económicas, comerciais, laborais, asistenciais ou doutra natureza, destinadas a promover condicións de igualdade entre as mulleres e os homes no seo da empresa ou no seu contorno social, mediante actuacións concertadas coas persoas traballadoras e outras partes interesadas (stakeholders) de referencia.

Incide a lei na realización destas accións co fin primordial da defensa da igualdade de trato entre mulleres e homes, remarcando que ás decisións empresariais e acordos colectivos relativos a medidas laborais seralles de aplicación a normativa laboral, aínda que a RSE amplía a súa visión non só a cuestións de igualdade ou a factores sociais, senón tamén a cuestións de calidade e prevención de riscos laborais, medioambientais, de sustentabilidade, ética empresarial, ... dando lugar a un concepto moito máis amplo e ambicioso.

10.3. Incidencia da RSE nas empresas
O comportamento responsable das empresas, con prácticas e procedementos interiorizados, permite superar o nivel máis aló dos requirimentos normativos ou legais, investindo máis no capital humano (persoal, prevención, formación, igualdade, ...) no medio ambiente e nas propias relacións da empresa coa sociedade (a través dos seus interlocutores).

Nese sentido, son numerosas as experiencias que amosan unha forma diferente de entender as empresas, demostrando que se pode acadar o obxectivo económico sen perder de vista que é unha parte máis dunha colectividade ou dunha sociedade, mellorando a visión interna e a externa das mesmas.

10.4. Alicerces da RSE
Os alicerces que configuran a responsabilidade social das empresas son, de xeito sintético, os seguintes:

  • A ética e os valores da empresa. Incide na expresión e transmisión dos valores no ámbito interno (para co persoal) e no ámbito externo (provedores, clientes, sociedade, ...) para mellorar a súa visión e adaptación cara un goberno corporativo.
  • Os recursos humanos e as relacións laborais. Se centra principalmente na implantación e consolidación de procedementos baseados na igualdade de oportunidades, non discriminación, participación, así como a integración con colectivos máis vulnerables, sen perder de vista a conciliación.
  • A atención ao medio ambiente. Impulsar políticas de preservación e sustentabilidade medio ambiental, reducindo a súa pegada (contaminación, polución, emisións, ...)
  • A relación social da empresa. Incidindo no papel dinamizador da empresa no seu contorno próximo, os clientes, provedores, o seu dialogo cos grupos de interese, a súa participación e involucración no desenvolvemento local, dereitos humanos, ...

Estes alicerces teñen a súa traslación ás dimensións dos distintos modelos dos sistemas normalizados (tales como Global Reporting Initiative – GRI, United Nations Globlal Compact, SGE 21, ISO26000, IQNet SR10, ...).

10.5. A memoria de RSE
Finalmente, o seguimento, monitorización e avaliación das accións desenvolvidas pola empresa neste ámbito dará lugar á Memoria de Responsabilidade Social, para que anualmente se poidan coñecer e dimensionar os resultados obtidos, permitindo facer balance dos obxectivos e o seu grao de cumprimento.

Trátase dun modelo baseado nalgún dos sistemas normalizados no que se fai balance recollendo os resultados obxectivos e a avaliación dos aspectos que integren a RSE da empresa.

Por último, esta memoria haberá de ser aprobada pola administración da empresa, potenciando a súa divulgación e coñecemento interno e externo.

10.6. O impulso da RSE na Consellería de Economía, Emprego e Industria
Por último, é preciso incidir no papel asumido pola Consellería de Economía, Emprego e Industria na materia da promoción e recoñecemento ao papel da RSE no mundo empresarial.

Neste sentido, ademais dos programas de axudas que serán obxecto de análise no Tema 7, ten desenvolvido diversas accións en materia de dinamización no ámbito da RSE, entre as que destacan:

Premios RSE Galicia. Estes premios buscan recoñecer as boas prácticas das empresas galegas en catro ámbitos: social; ambiental; económico, e de conciliación laboral, familiar e persoal e promoción da igualdade de xénero.
Observatorio RSE Galicia. Espazo de referencia que permite coñecer a evolución do asentamento desta fórmula de bo goberno empresarial en Galicia, incidindo tamén nun banco de ideas e boletíns informativos.
Grupo de representación empresarial (GREG_RSE). Acción pioneira en España que se materializou na creación dun grupo de representación de 13 empresas galegas para impulsar a RSE no tecido empresarial galego.
Programa Responsabilízate. Programa gratuíto de asesoramento que poden utilizar aquelas pemes interesadas, obtendo unha diagnose da súa organización, abordando un programa formativo específico e apoiando a implantación do modelo RSE propio.
Xunta PRO-RSE. Ferramenta gratuíta para axudar a elaborar os informes de sustentabilidade en base ao modelo GRI Standards dun xeito moi doado e gráfico.

Toda esta información é accesible a través do portal web https://rse.xunta.gal

Fonte: Nova Consultores